De reis van : een spoorproject

De vier stations van een spoorproject

• Station 1: Initiatief

  Een gemeente, een provincie of het Rijk wil iets met het spoor. Dat zijn dingen als aanpassingen aan de bestaande infrastructuur, het bouwen van een onderdoorgang of een facelift van een bestaand station. Tijdens de initiatieffase werken het Rijk en de regio samen om de opgave in kaart te krijgen, die te onderzoeken en concreet te maken, om af te sluiten met de eerste oplossingsrichtingen. Met die informatie en vragen trekt een partij bij ProRail aan de bel. ProRail onderzoekt dan of ze met deze vraag bij ons aan het juiste adres is en hoe we kunnen helpen. 

• Station 2: Verkenning

  Nu gaat het werk voor ProRail echt beginnen. In de verkenningsfase werken we aan een voorkeursbeslissing. Die baseren we op de informatie die tijdens de initiatieffase door verschillende partijen is verzameld. We verkennen de verschillende mogelijke oplossingen  en kiezen de beste. Het resultaat van de verkenning is een voorkeursbeslissing die het begin is van de opgave.

• Station 3: Planning en studies

  Tijdens de derde fase bereiden we de realisatie voor. De voorkeursbeslissing werken we uit tot een projectbeslissing. Daarin zitten onderwerpen als de scope van het project (wat hoort er allemaal bij?), de periode, de bekostiging en de verdeling tussen de partijen. We doen er in deze fase alles aan om de bouw van het project wettelijk en financieel mogelijk te maken. Het eindproduct van deze fase is de projectbeslissing.

• Station 4: Aanleg

  Met de projectbeslissing onder de arm, kunnen we dan écht beginnen. Tijdens de aanlegfase wordt het plan dat we in de eerste drie fasen maakten, uitgevoerd. We zoeken een aannemer als die er nog niet is, we doen de laatste berekeningen en starten met de eerste schop in de grond. In de laatste stap van deze fase wordt het project overgedragen aan de uiteindelijke eigenaar en definitief opgeleverd.

• Lees hier het volledige interview met Mark van de Bunte

  Als je in een relatief kleine gemeente als Nunspeet de stationsomgeving gaat veranderen, houdt dat de gemoederen bezig. Ik word er op straat meerdere keren per week op aangesproken. Mensen zijn positief, maar ook kritisch en geven adviezen. 

  We kampen hier al decennia met een onveilige situatie. Het verkeer stroopt op rond de overweg en er is zelfs een dodelijk ongeval te betreuren. We namen maatregelen: voorrang voor fietsers, een zebrapad, toch voorrang voor auto’s… het waren allemaal lapmiddelen. We moesten een definitieve oplossing vinden.  

  Ik werd in 2018 wethouder en kreeg onder meer Stationsgebied, Sport, Economie en Recreatie in mijn portefeuille. Dat jaar gingen we ook met alle betrokkenen kijken: wat willen we hier? Er zijn spannende momenten geweest. Omdat onze wensen nogal wat kosten. Maar ook omdat er ondernemers in dit gebied zitten van wie we panden moesten verwerven en we parkeerplaatsen weghaalden. Gelukkig kun je in Nederland bezwaar indienen, maar eventuele voorlopige voorzieningen hingen wel als het zwaard van Damocles boven dit project. Tegelijkertijd delen we een visie: een groene, aantrekkelijke en veilige stationsomgeving voor Nunspeet.  

  Wat me bijblijft is het moment dat ik een appje kreeg van een nabestaande van degene die op de overweg om het leven kwam. ‘Wat goed dat jullie dit aanpakken. Dat maakt de herinnering draaglijker’. Los van de euro’s en het politieke spel is dat de allermooiste waardering die je als wethouder kunt krijgen

• Lees hier het volledige interview met Danou Veenhof

  Onze public affairsmanagers hebben overal in het land contact met gemeenten. Op regioniveau spreek ikzelf mensen van het ministerie, de Provincie en Rijkswaterstaat. Bijvoorbeeld rond zogenaamde ‘Spoortafels’: daar bespreken we onze plannen en of we samen kunnen optrekken.  

  Als een gemeente iets wil veranderen in het stationsgebied, krijg ik via mijn public affairscollega de wethouder aan de lijn. We hebben eerst een oriënterend gesprek. Wordt het serieuzer, dan geeft de gemeente ons een opdracht: ProRail krijgt een brief met de vraag zaken uit te zoeken. Daarmee zoek ik een projectmanager bij ProRail. Die verzamelt een team van experts en trekt verder samen op met de ambtenaren van zo’n gemeente. Ikzelf blijf met bijvoorbeeld de wethouder, burgemeester of gedeputeerden van de provincie in overleg over de resultaten. Een vloeiend proces waarbij we allemaal het einddoel voor ogen houden, daar ga ik voor. 

  Spoorprojecten zijn complex. Er komen veel belangen bij elkaar en gemeente, Rijk en ProRail trekken samen op. Maar al die organisaties hebben ook hun eigen goedkeuringstrajecten en mandaten met tijdlijnen die niet altijd op elkaar passen.   

  Hickups zijn er altijd. Daar in gezamenlijkheid uitkomen en samen met partners in de regio en het ministerie een mooi resultaat neerzetten, daar krijg ik energie van.

• Lees hier het hele interview met Marco Spinosa

  Ik maak mijn werk complexer dan noodzakelijk. Als projectmanager ga ik aan de slag als bijvoorbeeld een gemeente de verkenning achter de rug heeft en een concreet plan gaat uitwerken. In dat proces doe ik twee dingen: enerzijds leg ik de gemeente uit wat ProRail voor hen kan betekenen en nodig heeft. Anderzijds zoek ik uit of we werk met werk kunnen maken.  

  De opdrachtgever heeft de regie over wat die wil. Ik stel eerst een klein team samen en help de gemeente met het samenstellen van een overdrachtsdossier.  

  Intussen zoek ik binnen ProRail naar werk dat we kunnen meenemen. Er gaat immers gebouwd worden en er komt een buitendienststelling: dat wil je zo goed mogelijk benutten. Dat klinkt heel simpel, maar is ingewikkeld. Want het mag niet ten koste van je opdrachtgever gaan. Ik ga de uitdaging aan en maak mijn werk dus complexer, maar met een hoger doel: minder kosten en minder hinder. Daar haal ik voldoening uit. 

  Zodra we een overdrachtsdossier krijgen, pakt ProRail de regie over. Ik breid het team uit en maak alles klaar om de markt op te kunnen: een aanbestedingsdossier, stukje ontwerp, detailengeneering van de treinbeveiliging, de treinvrijeperiodes afstemmen met de vervoerders… Na de aanbesteding en gunning volgt de project startup. Dan draag ik het stokje over aan het bouwmanagement.

• Lees hier het hele interview met Ariën Schaap

  Eén van de twee toegangen tot Nunspeet loopt vanaf de A28, via het stationsgebied, rechtstreeks het dorp in. De overweg gaf een onveilige situatie die ook nog eens tot verkeersopstoppingen leidde.  

  De gemeenteraad is natuurlijk kaderstellend in de gemeentepolitiek. Die stelde een visie voor het stationsgebied vast. Het moest een dorpsentree worden met een Veluwse uitstraling en duidelijk gescheiden verkeersstromen: twee tunnels. We kwamen in aanmerking voor ondersteuning vanuit het Landelijk Verbeterprogramma Overwegen (LVO). Maar het Rijk maakte duidelijk vijftig procent te betalen voor een efficiënte oplossing: één tunnel. De rest kwam, inclusief alle risico’s, voor rekening van de gemeente.  

  Als algemeen projectleider ben ik bijna vanaf het begin betrokken: onderzoeksfase, ontwerpfase, uitwerkingsfase, contractfase, aanbestedingsfase en de nu lopende uitvoeringsfase. Zo’n stationsproject vraagt om een lange adem. Al met al is alles tot nu toe best soepel verlopen, ondanks gronden die we moesten verwerven, bestemmingsplannen die we moesten wijzigen en vergunningen die we moesten krijgen bij een voortdurend wijzigend stikstofbeleid.  

  De enorme afwisseling van dit project en het feit dat je het overzicht hebt, maken het werk heel leuk. Ik zie ernaar uit om straks door die tunnels heen te rijden en lopen. Op de artistimpressions is het prachtig, maar krijg het gebied ook de gewenste dynamiek? Daar zijn de inspanningen op gericht.

  Meer lezen over het LVO? Bekijk hier de pagina van het Landelijk Verbeterprogramma Overwegen.

• Lees hier het hele interview met Martijn Donders

  Een gemeente gaat niet over het spoor. Dus is het best logisch dat veel gemeenten daarover ook geen kennis hebben. Toen de knoop werd doorgehakt dat er een onderdoorgang kwam, vroeg de gemeente Nunspeet mij als adviseur op het gebied van spoorsystemen. Ik denk strategisch en beleidsmatig mee.  

  Bij dit project spelen twee dingen. ProRail is verantwoordelijk voor de bouw van de spoortunnel. Die gaat met de portemonnee van de gemeente op stap en de gemeente kijkt toe. Daar moesten we dus hele scherpe afspraken over maken. Daarnaast pakt de gemeente gelijktijdig de stationsomgeving aan. Een tweede project dat heel goed moet aansluiten op wat ProRail doet: het ‘managen van raakvlakken’ noemen we dat.  

  Met mijn spoorkennis heb ik geadviseerd over de aanbestedingsstrategie en de inrichting van de eigen projectorganisatie. En ik hielp mee met het op een rijtje zetten van de financiën, de specificaties en het verdelen van de risico’s.  

  Ik spreek de taal van ProRail. Dat heb je nodig om de belangen en de portemonnee van de gemeente te kunnen behartigen. Zo ben ik er scherp op dat niet zomaar zaken voor rekening van het project komen. Dat er overal langs het spoor Japanse duizendknoop staat bijvoorbeeld, is dat voor de gemeente? Of gewoon achterstallig onderhoud? Daar hebben we kritische discussies over.

• Lees hier het hele interview met Veronique van Hoven

  Heb je geld? Dat is mijn eerste vraag. ProRail heeft zelf geen geld, wij voeren uit. De bouw van een spoortunnel bijvoorbeeld, wordt door gemeente, Provincie en/of het ministerie betaald.  

  Voor elke fase van een project schat ik de kosten in. Zitten we bijvoorbeeld in de verkenningsfase, dan zet ik op een rij welke collega’s er nodig zijn, voor hoeveel uur en wat de doorlooptijd is. Met die inschatting en de vraag of hij verder wil, gaan we terug naar de financier. Vervolgens hou ik continu in de gaten of onze prognose ook klopt. Ik ben de financiële sparringpartner van de projectmanager.  

  Bij projecten met meerdere financiers is het de grootste uitdaging om ervoor te zorgen dat de juiste kosten, bij de juiste partij terechtkomen. Daarvoor maak ik aan de voorkant goede afspraken en zorg voor een goed ‘ingeregeld’ systeem. 

  Je moet gaandeweg altijd zaken bijstellen. Als we dan als team het ‘grijze gebied’ kunnen opzoeken, samen afstemmen waar nog ruimte is, is dat mooi. Maar binnen de financiële afspraken natuurlijk, ik ben niet voor niks controller. 

  Als ik voor een voortgangsrapportage alles heb uitgeplozen en er komen geen vragen, dan denk ik: het is goed geregeld. Het moet tot achter de komma kloppen.

• Lees hier het hele interview met Joost Jansen

  Het project in stationsgebied Nunspeet is in tweeën geknipt. Één aannemer richt in opdracht van de gemeente het stationsgebied in, een andere bouwt in opdracht van ProRail twee spoortunnels. In mijn rol zorg ik ervoor dat  ontwerp en uitvoering op elkaar afstemd worden. 

  De gemeente en ProRail maakten samen een schetsmatig ontwerp. Voor een aanbestedingsdossier moeten een definitief ontwerp gemaakt worden en eisen opgesteld. Vanaf dat moment begon ik mee te kijken. Want daarin formuleer je: tot hier werkt ProRail, vanaf daar is het voor de gemeente.  

  Maar je kunt in zo’n dossier en de contracteisen wel grenzen trekken, het grootste risico is dat de ontwerpen op die raakvlakken niet op elkaar aansluiten. Hier kwamen we bijvoorbeeld niet helemaal lekker uit met de aansluiting van de tunnel op de toerit. We proberen dat gezamenlijk op te lossen. Zodat de aannemer iets meer of iets minder doet dan eerst afgesproken. En tijdens de uitvoering moet je ook goed met elkaar in gesprek blijven. Je krijgt altijd planningsissues: twee aannemers willen op dezelfde vierkante meter hun werk doen. 

  Het is een complexe puzzel. Maar het is juist leuk om die te leggen met elkaar.

• Lees hier het hele interview met Martin Biewenga

  Als ontwerper voor de stationsomgeving Nunspeet dacht West8 in eerste instantie op uitnodiging van het Rijk mee over verschillende varianten. Er moest een oplossing komen voor de verkeerssituatie rond een overweg. Dat werd een spooronderdoorgang. Nunspeet vroeg ons vervolgens de ideeën verder uit te werken.  

  We organiseerden ateliersessies. Omwonenden, gemeente, de Fietsersbond, ProRail, NS, ondernemersvereniging… iedereen kon meepraten over verschillende modellen. Waar komt de tunnel te liggen? Worden het er één, of twee? Wat is de impact? 

  Het was ontzettend leuk en mensen waren kritisch. Samen kwamen ze tot een lijstje met kernwaarden: natuur, ontmoetingsplek, ruimte voor ondernemers, autobereikbaarheid, veiligheid enzovoorts. Wij maakten een voorlopig ontwerp en samen met een ingenieursbureau een definitief ontwerp.  

  Als onze tekeningen worden overgedragen aan de opdrachtgevers -ProRail en gemeente- gaan we een volgende fase in. De onderdoorgang en spoorse onderdelen zijn het domein van ProRail en moeten aan hun technische eisen voldoen. Op dat moment verandert onze rol van actief ontwerpen naar kwaliteitsmonitoring. Wij kijken mee op de tekeningen, maar gaan bijvoorbeeld ook met de aannemer mee bakstenen uitzoeken. Zo bewaken we de uitstraling. 

  “Het stationsgebied van de 21e eeuw is een plek waar mensen prettig verblijven, zich veilig voelen en geen barrières ondervinden als ze op een ander vervoersmiddel overstappen. Dat is echt wat anders dan de verkeersmachines die vroeger ontworpen werden

• Lees hier het hele interview met Rik van der Ende

  Als we een spoortunnel bouwen, heeft de gemeente vaak wensen en eisen over bijvoorbeeld de uitstraling en vormgeving. In het geval van Nunspeet ontwerpt de gemeente, samen met een ingenieursbureau, zelf de onderdoorgang. Als technisch projectleider ben ik degene aan wie de gemeente vragen kan stellen over de techniek. En ik borg de ProRailbelangen; wij hebben ontwerpvoorschriften voor onderdoorgangen.  

  Waar je een overweg weghaalt moet de treinbeveiliging opnieuw ontworpen worden. Dat laten we niet aan het ingenieursbureau van de gemeente over. Ik ben verantwoordelijk voor het ontwerp van de aangepast treinbeveiliging. Dat heeft raakvlakken met het ontwerp van de gemeente: beide ontwerpen worden tegelijkertijd gebouwd. Belangrijk zijn de treinvrije periodes die nodig zijn om te kunnen bouwen. Het is mijn taak om daarvoor voldoende tijd en het juiste moment te regelen. 

  Is de aannemer gecontracteerd, dan neemt de bouwmanager regie over het project. Ik krijg nog vragen over de technische eisen, maar het is aan de aannemer om het ontwerp uit te werken en te bouwen.   

  Een spoorproject heeft tijd nodig. Het is niet alsof je de keuken verbouwt: je moet tekenen, grond voor een bouwdepot vinden, berekenen, grond-, milieu- en ecologisch onderzoek doen, bouwlogistiek organiseren... En dan moet de aanbesteding nog beginnen. De grootste uitdaging is de integraliteit: dat alle puzzelstukje in elkaar passen

• Lees hier het hele interview met Tijmen Steenge

  Een station dat mooi ontworpen is maar niet goed onderhoudbaar, wordt vanzelf lelijk. Daarom kijk ik technisch mee in de ‘planuitwerkingsfase’: als een voorlopig ontwerp met mooie beelden vertaald moet worden naar een technisch ontwerp.  

  Zo heb ik in Nunspeet onderzocht of ‘het station’ wilde en kon meeliften bij de totstandkoming van  twee spoortunnels. Willen we hier zonnepanelen? Is een nieuwe perroninrichting wenselijk? Een uitbreiding van de fietsenstalling? Volstaat de hemelwaterafvoer nog?  

  Een bekende instinker bij bouwprojecten van stations: Dingen bouwen waar je later niet meer bij kunt komen. Grote glazen onderdelen in een liftschacht bijvoorbeeld. Als je die in de realisatiefase met een grote hijskraan moet inhijsen, weet je al dat je die niet meer zonder buitendienststelling kunt vervangen.  

  The devil is in the details, dat geldt voor stationsontwerp. En tegelijkertijd moet je een goed integraal ontwerp hebben. Als ProRail weten we precies hoe we spoor bouwen en stations inrichten: gestandaardiseerd en veilig. Maar dan zegt een gemeente over een fietsenstalling: wij willen geen staal, wij willen hout ’Veluwse stijl’.  

  Als we een uitvoeringsontwerp hebben, zitten de details er goed in en ben ik niet meer zo nodig. Aan het eind van het projecttoets ik nog een zogenaamd opleverdossier. Daarin slaat de aannemer voor de toekomst op wat er is gedaan, hoe het in elkaar zit en hoe het onderhouden moet worden.

• Lees hier het hele interview met Ronald Huismans

  Van Hattum en Blankevoort heeft de bouw van twee spoortunnels in Nunspeet aangenomen van ProRail. Als projectmanager ben ik eindverantwoordelijke en  aanspreekpunt. 

  Als wij een project aannemen, richt de projectmanager een team en overlegstructuren met de opdrachtgever in. Vervolgens investeren we in het leren kennen van onze opdrachtgever en de stakeholders. Elke projectfase vraagt iets anders van het team en je weet dat het een lange periode wordt met pieken en dalen. Je wilt stakeholders niet verrassen of zaken over de schutting gooien. Dat wordt nogal eens vergeten als het spannend wordt. Daarom moet je investeren in een goede relatie. 

  Als aannemer besteden wij 60, 70 procent van het werk uit. Als hoofdaannemer zijn we verantwoordelijk. We controleren of de dingen goed gebeuren en alles tezamen leidt tot het gewenste resultaat. We zorgen dat de puzzel in elkaar past en iedereen doet wat de bedoeling is op een veilige manier. 

  Ik vind het gaaf als het werkt in een team, als de juiste mensen op de juiste plek zitten. En tegelijkertijd ben ik er niet zo goed in als alles alleen maar soepel loopt, er moet wel uitdaging zitten in een project

• Lees hier het hele interview met Robin van Abeelen

  Wij bouwen als aannemer niet alleen, wij ontwerpen ook. ProRail geeft ons schetsen en een beeldkwaliteitsplan mee. Mooie plaatjes. Maar daar kunnen wij niet mee bouwen.  

  Een ontwerp moet constructief veilig zijn, bouwbaar en onderhoudbaar. Ik ben verantwoordelijk voor een set tekeningen waar we onze mensen buiten mee op pad kunnen sturen. In deze fase van het ontwerp komen allerlei disciplines bij elkaar: wegontwerpers, mensen met kennis van hemelwaterafvoer en riolering, constructeurs die gaan over berekeningen van beton en staal, mensen uit de spoorse tak… het zijn allemaal teampjes die ik laat samenwerken. 

  Daarbij stem ikzelf weer af met onze eigen architect en de architect van de gemeente. Die hoedt ervoor dat het oorspronkelijke beeld behouden blijft.  

  Soms lijkt iets een heel kleine wijziging of wens, maar kan het niet omdat alles aan alles vastzit. We wilden bijvoorbeeld de bestaande perronkap van Nunspeets station netjes laten aansluiten op de nieuwe perronkap. Maar de eisen vanuit het spoor zijn door de tijd heen veranderd. Dat soort regels maken ontwerpen complexer.  

  Zo’n ontwerptraject duurt een jaar. Ik word er blij van als ik kan laten zien dat we overal over na hebben gedacht. En als alles in de praktijk op elkaar past

• Lees hier het hele interview met Jordi Boer

  Ik ben het eerste aanspreekpunt voor de aannemer, namens ProRail en de gemeente. En ik heb ervaring buiten. Dus ik weet dat je achter je bureau een mooie tekening kunt maken, maar buiten andere invloeden hebt en tegen verrassingen aanloopt. Je kunt niet zeggen: ‘Je weet wat je moet bouwen aannemer, ik kom straks het lintje wel doorknippen’.  Als opdrachtgever moet je samen met de aannemer zoeken naar oplossingen die we aan de stakeholders voorleggen. 

  Bij bouwprojecten in een stationsgebied heb je met heel veel partijen te maken. Wil je bijvoorbeeld een fietsenstalling verplaatsen, dan moet je aannemer, gemeente, NS Stations, NS Retail en ProRail stations aanhaken. Ander voorbeeld: tekeningen van kabels en leidingen kunnen wat afwijken. Maar in de praktijk vind je een kabel weleens twee meter verder terug dan je verwacht. Het is een traject van telkens met elkaar een oplossing vinden. 

  Een spoorproject is altijd hollen of stilstaan. Negen van de tien keer loopt de dag anders dan je ’s ochtends denkt. Prioriteren en het overzicht houden, dat is de uitdaging.  

  Ik blijf betrokken tot de aannemer de eindafrekening heeft gemaakte en het project is overgedragen aan de beheerder

• Lees hier het hele interview met Folkert van Schagen

  Zonder planning krijgen we geen bouwwerk. Ik hou vinger aan de pols bij de voorbereidingen en realisatie door onze eigen organisatie, maar ook bij onderaannemers en leveranciers. Continu maak ik de planning, bespreek wijzigingen, pas aan en bespreek de planning opnieuw.  

  Binnen mijn functie is het de uitdaging om al die partijen hun beloftes te laten nakomen. En dat binnen de afgesproken kwaliteit, tijd en budget.  

  Er verandert altijd wel wat: het weer zit tegen, de opdrachtgever heeft een nieuwe wens, de ondergrond is anders dan we verwachtten. Dan moet je oplossingen verzinnen en weer verder. Daarvoor is het belangrijk dat je een team vormt. Mensen moeten elkaar vinden en niet zeurend aan mijn bureau staan. Je wilt personen op een project hebben die niet alleen goed spijkers kunnen slaan, maar vooral rustig kunnen samenwerken. Dat geeft energie.  

  Ik kan de planning eindeloos veranderen, maar één moment staat vast: de treinvrije periode. In het geval van Nunspeet: 100 uur in week 46. Dan gaat het spoor eruit, graven we een groot gat, gaan de tunnels op hun plek, zand erop en spoor weer terug. Een ambitieus plan, met dito fasering en materiaalgebruik. Het kan niet veel beter.

• Lees hier het hele interview met Marc van der Looij

  Komt er een klantvraag bij ProRail binnen, dan gaan we daarmee aan de slag. Een opdrachtgever kan bijvoorbeeld een gemeente zijn die van een gevaarlijke overweg af wil.  

  Met het projectteam beginnen we aan een zogeheten verkenningsfase. Mijn rol: de omgeving -alle buren van het spoor- in beeld brengen en koppelen aan de mogelijke oplossingen.  

  De impact van een spoorproject op de omgeving is groot. Ik heb affiniteit met de technische inhoud, maar het komt vooral aan op softskills: verbinding leggen. Ik wil bewoners en belanghebbenden serieus nemen en horen. Dat ze weten: ‘Ik ga hier last van hebben, maar ik snap het en ben voldoende geïnformeerd.’ Daar ga ik voor.  

  Mijn taak is ook: tot het moment van de uitvoering alle condities en randzaken op tijd regelen. Zijn de vergunningen check? Zijn alle ondergrondse kabels en leidingen weg?  

  Je moet zorgvuldig werken en dat kost tijd. Elke wijziging heeft gevolgen voor iets anders. Daarom moet je oppassen met de snelheid waarmee je een beslissing neemt: je wilt niets of niemand over het hoofd zien. 

  Als de aannemer aan boord is, beleggen we het omgevingsmanagement bij hem. In elke fase moet diegene aan zet zijn met de meeste expertise voor dat moment. En tijdens de uitvoering is de aannemer dat.

• Lees hier het hele interview met Corina Vink

  In onze stationsomgeving spelen twee projecten: ProRail werkt aan het spoorse gedeelte, de gemeente Nunspeet aan de herinrichting van het stationsgebied. Als omgevingsmanager ben ik verantwoordelijk voor de projectcommunicatie; de aannemer gaat over de bouwcommunicatie. Het is dus aan mij dat omwonenden weten van een wegafsluiting en aan onze aannemer om duidelijk te maken dat mensen op bepaalde dagen hinder kunnen verwachten. En voor de communicatie over het spoorgedeelte ProRail en diens aannemer. 

  Ik moet heel goed weten wat de aannemer, wanneer gaat doen. Want wij moeten als gemeente veel randvoorwaarden afstemmen. Voor de bouw is een paar keer een wegafsluiting nodig. Die moeten we maanden van tevoren afstemmen met bijvoorbeeld Rijkswaterstaat en de Provincie. Het is een hele puzzel: met veel verschillende bouwfases en waarin het verkeer weer anders geregeld moet worden.  

  Op vaste momenten zit ik met ProRail en de aannemers aan tafel om de communicatie af te stemmen. We werken met één communicatiekalender die ons inzage geeft in elkaars communicatiemomenten.  

  Ik hou van contact met mensen. En ik stel graag de lastige vragen en check of alles goed gaat. Als ik me ergens tegenaan bemoei en daarna klopt alles, dat vind ik fijn.

• Lees hier het hele interview met Thijs de Weerd

  Zorgen dat we zichtbaar zijn. Dat is mijn belangrijkste opdracht. De gemeente en ProRail verzorgen in eerste instantie omgevingscommunicatie bij een spoorproject. Maar zodra de aannemer gaat uitvoeren, pak ik dat op. 

  Ik ben veel op locatie. Er zijn contactmomenten waarop ik altijd aanwezig ben. We verspreiden brieven in de omgeving. En we hebben een bouwapp om omwonenden op de hoogte te houden. Daarin staat ook mijn telefoonnummer. Mensen kunnen mij altijd een berichtje sturen. Hebben ze een vraag of overlast, dan ga ik voor hen aan de slag.  

  Er zit dynamiek in een project. Ik kan een planning maken, maar ineens gaan we toch een week eerder te starten met werkzaamheden met impact op de omgeving, of heel veel vrachtwagens rijden. Dan moet ik snel aan de slag om brieven te versturen. 

  Het mooist is als je gehoor kunt geven aan de omgeving. Soms is dat niet mogelijk: mensen kunnen balen van een depot in de buurt, maar wij moeten ergens de grond kwijt. Wel probeer ik altijd mee te denken. Rijden er bijvoorbeeld tijdelijk heel veel vrachtwagens tussen werkgebied en dat depot, suggereer ik tijdelijk eenrichtingsverkeer voor die vrachtwagens in te stellen.

• Lees hier het hele interview met Elise Koning

  Luisteren, dat is mijn voornaamste taak. En vervolgens bedenken hoe wat er wordt gezegd, klinkt in de buitenwereld. Zodat ik daar kan uitleggen wat mensen kunnen verwachten. Waarom we iets doen. En welke overlast het geeft. 

  Als communicatieadviseur zit ik in het projectteam van ProRail. Ik doe eerst intern goed mijn huiswerk zodat ik weet wat er gaat gebeuren. Daarna trek ik samen op met de aannemer en zoek ik contact met de communicatieadviseurs van onze projectpartners. Mijn voorstel voor omgevingscommunicatie stem ik met hen af, zodat we slimme dingen op de juiste momenten kunnen doen. En voorkomen dat er twee dagen achter elkaar een brief bij omwonenden op de mat valt.  

  Met evenementen, uitdeelacties, brieven, apps en bijeenkomsten houden we mensen op de hoogte van onze plannen. Als ProRail doen we nu eenmaal dingen die ingrijpend zijn in een omgeving. Mijn doel is niet per se dat mensen dat leuk gaan vinden. Wel dat ze zeggen: ‘We wisten ervan.’  

  Ik voel me luis in de pels van onze organisatie. Ik communiceer over werkzaamheden, maar die worden ook weleens aangepast door communicatie. Hier werken vet veel techneuten die vooral de bouwopgave van een project zien. Maar een project is ook: oog hebben voor de impact op de omgeving. Als ik er geen verhaal van kan maken in de buitenwereld, ga ik terug naar mijn collega’s: Wat kun je aanpassen of scherper uitleggen zodat ik een beter verhaal krijg?

• Lees hier het hele interview met Wob Meijering

  Alleen al nadenken over een complexe uitdaging als het herinrichten van een stationsgebied, laat mijn communicatiehart sneller kloppen. Meteen gaan de raderen draaien: Hoe betrekken we op de juiste manier de juiste mensen? 

  Toen de gemeenteraad zeven jaar geleden de opdracht gaf om met een breed gedragen voorkeursvariant te komen voor het stationsgebied van Nunspeet, besloten we samen met ontwerpbureau West8 geen kant-en-klaar plan neer te leggen. We werkten samen met alle betrokkenen in werkateliers aan een ontwerp.  

  Vanaf moment één hebben we actief gecommuniceerd. Ik geloof echt dat daardoor het draagvlak voor dit project heel groot is. Want dat blijft de belangrijkste uitdaging: het grote draagvlak voor dit megaproject behouden. Dat lukt alleen als iedereen begrijpt wat je doet, wanneer je het doet en waarom je het doet.  

  Ik zit in zowel de projectgroep als de stuurgroep Stationsomgeving van Nunspeet. Zo ben ik altijd van alles op de hoogte. Dat is nodig om communicatie af te stemmen met de collega’s van ProRail en de aannemer. We gaan met één boodschap naar buiten.  

  Intussen wordt er gebouwd. We spraken met de aannemer af dat er altijd een vast aanspreekpunt is  bij wie omwonenden met hun vragen of opmerkingen terecht kunnen. Kaart iemand een probleem aan, dan wordt dat direct serieus opgepakt.