Privacy

ProRail vindt jouw privacy belangrijk. Daarom doen we er alles aan om de persoonlijke informatie die je met ons deelt zo goed mogelijk te beschermen. Hoe wij dat doen, lees je hieronder in ons privacystatement.

Deze gegevens kunnen wij van je verzamelen en verwerken

Wij willen je zo goed mogelijk helpen. En om dat te kunnen doen, hebben we persoonsgegevens van jou nodig. Dat zijn gegevens die iets over jou vertellen. Ook kunnen ze gebruikt worden om jou als individu te identificeren. Welke gegevens wij precies van jou opslaan en gebruiken, hangt af van jouw contact met ons. Misschien bent je opdrachtgever, leverancier, contactpersoon of samenwerkingspartner. Of bezoek je alleen even onze website. Afhankelijk van de situatie kunnen we de volgende gegevens van jou verwerken:

• Contactinformatie. Zoals jouw naam, e-mail, adres en telefoonnummer.
• Apparaatgegevens. Zoals het IP-adres van jouw smartphone, iPad of computer.
• Ideeën en voorkeuren die je met ons deelt. Bijvoorbeeld als je een enquête van ons invult, of op een andere manier contact met ons opneemt.    
• Camerabeelden, gemaakt op stations, of op en rond het spoor. Of in of rond gebouwen van ProRail.
• Geluidsopnamen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan opnames van telefoongesprekken met onze klantenservice. Of op verkeersleidingsposten.
• Medische gegevens, als er sprake is van letselschade door een ongeluk.
• Politiegegevens, als er sprake is van strafbare feiten langs het spoor.

Daarbij zijn een paar dingen belangrijk om te weten:

• Soms voegen wij de gegevens die we verzamelen samen met informatie van andere ProRail-diensten, of van andere partijen. Dit doen we alleen als het noodzakelijk is om onze taken goed uit te kunnen voeren. Of om onze dienstverlening te verbeteren. Hierbij houden wij ons aan de regels van dit privacystatement en de wetten die hiervoor gelden.
• We verwerken geen ‘bijzondere persoonsgegevens: gevoelige gegevens over bijvoorbeeld jouw godsdienst, ras of gezondheid. Behalve als je daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Of als het noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting, of het uitoefenen of onderbouwen van een juridische procedure. En in noodsituaties of levensbedreigende situaties.
• In de functie van Buitengewoon Opsporingsambtenaar verwerken we politiegegevens, zoals BSN-nummer, kenteken, overtreding e.d..

Waar wij jouw gegevens voor gebruiken

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens onder andere om:

• Met jou te communiceren. Of je nu burger, contactpersoon, opdrachtgever, samenwerkingspartner of leverancier bent.
• Diensten en (informatie)producten te leveren en optimaliseren. Zoals bijvoorbeeld onze website.
• Je verder te helpen bij vragen of klachten over bepaalde producten of diensten.
• Onze producten en diensten voor jou te personaliseren.
• Onze dienstverlening nog beter af te stemmen op jouw wensen en behoeften.
• Onze processen te analyseren en optimaliseren. 
• Voor andere ‘gerechtvaardigde belangen’ van ProRail, zoals het beveiligen van systemen, eigendommen en crowdmanagement (het plannen en begeleiden van de bewegingen van een mensenmassa met het oog op ordelijk verloop). Denk daarbij bijvoorbeeld aan cameratoezicht. 
• Voor werving- en selectiedoeleinden. Daaronder valt ook het verbeteren van ons selectieproces. Solliciteer je bij ons, dan komen jouw gegevens (zoals jouw CV, sollicitatiebrief en uitslag van het e-assessment) terecht in onze database voor werving en selectie.

Gebruiken we jouw persoonlijke informatie voor doelen die niet in het rijtje hierboven genoemd staan? Dan melden we dat. Je kunt dan altijd vooraf aangeven of je hier bezwaar tegen hebt.

Wij gaan zorgvuldig met jouw gegevens om

Hierop kun je vertrouwen:

• We nemen beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om te zorgen dat jouw gegevens niet in de verkeerde handen kunnen komen.
• We slaan jouw gegevens alleen op in onze eigen beveiligde systemen. Die worden goed beschermd en regelmatig gecontroleerd.
• We verwerken jouw persoonlijke informatie alleen voor de doelen waarvoor ze zijn verkregen. Daarbij houden we ons altijd aan de regels van dit privacystatement.
• We bewaren jouw gegevens zolang deze nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn opgeslagen. Niet langer. En waar dat mogelijk is, geven we steeds aan hoe lang bepaalde gegevens precies bewaard worden.  
• We controleren en beoordelen de manier waarop wij gegevens verwerken regelmatig. Zo zorgen we ervoor dat we persoonsgegevens alleen verwerken om onze dienstverlening goed uit te voeren en te verbeteren.

Wij delen jouw gegevens alleen in specifieke gevallen

We geven jouw gegevens in principe niet zonder jouw toestemming door aan andere partijen. Behalve als dit écht nodig is voor onze dienstverlening. En bijvoorbeeld ook als dat volgens de wet moet. Soms delen we jouw persoonlijke informatie wel met collega’s binnen ProRail, als dat nodig is om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. In de volgende gevallen kunnen wij jouw gegevens doorsturen aan andere organisaties of mensen:

• Je hebt toestemming gegeven om de informatie te delen. Goed om te weten: je kunt jouw toestemming op ieder moment weer intrekken.
• Je hebt bij ons een dienst of product aangevraagd. En om aan jou te kunnen leveren, moeten wij jouw persoonsgegevens soms doorgeven aan bedrijven die voor ons diensten leveren. Deze bedrijven krijgen van ons alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn om dit te kunnen doen. Ze mogen jouw gegevens niet voor een ander doel gebruiken.
• Als wij organisaties of mensen de opdracht geven om voor ons (volgens onze regels) bepaalde taken uit te voeren die ProRail ook zelf kan doen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het bemensen van de receptie. Of het beveiligen van onze panden, of onderhoud aan het spoor.
• Soms zijn wij wettelijk verplicht om jouw gegevens met andere partijen te delen, bijvoorbeeld op vordering van de Politie. Of schrijven onze Algemene Voorwaarden dit voor.
• In noodsituaties gebruiken we persoonsgegevens zonder toestemming vooraf. Bijvoorbeeld als rechten of vrijheden van mensen moeten worden beschermd. Of als iemands veiligheid (of de veiligheid van diensten van ProRail) in gevaar is.

Het gaat om jouw gegevens, dus heb je zelf ook rechten

Zo mag je bij ProRail altijd een verzoek doen om jouw eigen gegevens in te zien, aan te passen of te (laten) verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens, of vragen om het verwerken van jouw gegevens te beperken. In bepaalde gevallen hoeft ProRail hier niet aan mee te werken. Bijvoorbeeld bij juridische procedures.

Zo zit het bij ons met cameratoezicht

Wij zetten op verschillende plekken cameratoezicht in: op stations, op en langs het spoor, op bouwplaatsen, en in en rond gebouwen van ProRail. Dat doen we voor jouw (én onze) veiligheid. Of om hulpverleners zo goed mogelijk te kunnen helpen als er een ongeluk gebeurt. En bijvoorbeeld ook om een opsporingsproces te kunnen versnellen.  En om bezoekersstromen te meten, onze bereikbaarheid te bevorderen, onze eigen bedrijfsprocessen optimaal in te richten, en onze stations zo goed mogelijk te kunnen beheren.

Overal waar onze camera’s zijn geplaatst, is dat met borden aangegeven. De camerabeelden worden alleen bekeken door mensen die een geheimhoudingsplicht hebben. De beelden worden na 28 dagen (automatisch) verwijderd. Behalve als er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld voor een politieonderzoek. En vindt er een incident plaats? Dan kunnen we de beelden delen met andere partijen zoals opsporingsinstanties of slachtoffers.

Zo zit het bij ons met politiegegevens

ProRail heeft tientallen Buitengewoon Opsporingsambtenaren (BOA’s) in dienst. Zij zorgen ook voor jouw (én onze) veiligheid langs het spoor en in de stations.

Wij verwerken politiegegevens om de veiligheid op het spoor te verhogen door risico’s op onveilige situaties en/of verstoringen van de treindienst, doordat bijvoorbeeld onbevoegden zich op of bij het spoor begeven, terug te dringen. Dit gebeurt door handhaving, zoals posten, aanspreken, identificeren en aanhouden door BOA’s.

Daarnaast wordt de verplichte administratie van het aantal verbalen meldingen geweldsaanwending van BOA’s en het afhandelen van bezwaren bijgehouden.

Wij verwerken de politiegegevens voor onze dagelijkse BOA-taak. Dit doen wij op grond van de rechtsgrondslag 'wettelijke plicht', namelijk volgens artikel 8 van de Wet politiegegevens. In sommige gevallen gebruiken wij deze politiegegevens ook om de kwaliteit van onze interne bedrijfsvoering te verbeteren. Dit doen wij op grond van de rechtsgrondslag 'gerechtvaardigd belang'. In dit geval is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing.

Wij verwerken geen gegevens in het kader van onderzoek in verband met de handhaving van de rechtsorde.

Politiegegevens die we verwerken in het kader van de uitvoering van de dagelijkse Boa-taak bewaren we tot maximaal tien jaar na datum van eerste verwerking.

Verstrekkingen aan derden vinden alleen plaats als dit mag op grond van de Wet politiegegevens, zoals binnen Politiedomein, Centraal Justitieel Incassobureau en Openbaar Ministerie.

Wij maken gebruik van cookies en slaan ‘loginformatie’ op

Bezoek je een website van ProRail, dan plaatsen we cookies op jouw computer, telefoon of tablet. Hiermee kunnen we de voorkeuren en gewoontes van onze bezoekers leren kennen. Bijvoorbeeld de manier waarop mensen zoeken. Of hoe ze ons hebben gevonden. Die informatie helpt ons weer om onze dienstverlening te verbeteren. Lees meer in ons cookiebeleid.

Daarnaast slaan onze servers automatisch ‘loginformatie’ op, als je ons online bezoekt. Dat is de informatie die jouw browser verzendt als je een website bezoekt. Het gaat daarbij onder andere om informatie als jouw IP-adres, jouw webbezoek, het type browser, browsertaal, en de datum en tijd van jouw bezoek. En ook: de cookies die jou als bezoeker kunnen identificeren. 

Als er iets verandert, dan laten we dat weten

Verandert er iets aan ons privacybeleid? Dan zetten we dat hier neer. En gaat het om grotere of belangrijke wijzigingen, dan laten we je dit per e-mail weten (als wij jouw e-mailadres hebben). Of via de website ProRail.nl.

Hier kun je terecht bij vragen, opmerkingen of klachten

Heb je na het lezen nog opmerkingen of vragen? Heb je een klacht? Wil je jouw persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen? Of bezwaar maken tegen het verwerken van jouw gegevens? Neem dan gerust contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) en geef, ingeval van aanpassen/verwijderen aan wat er dient te worden aangepast/verwijderd. Wij zullen binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijn op je verzoek uitsluitsel/opvolging geven.

Via de mail: privacyfg@prorail.nl. Of per post: ProRail, t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming, Postbus 2038, 3500 GA Utrecht.

Tref je bestanden aan die volgens jou niet toegankelijk zouden mogen zijn? Geef dit dan zo snel mogelijk aan ons door, zodat wij dit op kunnen lossen. Je kunt dit melden via: datalek@prorail.nl. Via dit e-mailadres kun je ook andere vragen stellen over de beveiliging van persoonsgegevens binnen onze systemen (zoals op ProRail.nl).

Tot slot: als je niet tevreden bent over de manier waarop wij met jouw klacht omgaan, dan kun je dit melden bij de Functionaris Gegevensbescherming (privacyfg@prorail.nl) en/of de Autoriteit Persoonsgegevens via AutoriteitPersoonsgegevens.nl.